نرمافزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی (Enterprise Resource Planning) یا ERP سعی دارد تا عملكرد همه واحدهای شركت را در یك سیستم كامپيوتری يكپارچه نموده و نیازهای مختلف خاص هرواحد را پاسخ گوید.
این ادعای بزرگی است! یك برنامه نرم‌افزاری كه بتواند نیازهای افراد مالی و منابع انسانی را برآورده سازد. هریك از واحدها سیستم كامپيوتری منحصربه خود را برای بهینه سازی عملكردهایش دارد. اما ERP آنها را در یك برنامه نرم‌افزاری يكپارچه تركیب می‌كند. این برنامه از طریق یك پايگاه داده اجرا می‌شود، لذا واحدهای مختلف می‌توانند اطلاعات را ساده‌تر به اشتراك بگذارند و با هم ارتباط برقرار سازند. این شیوه‌ی يكپارچه در صورتیكه شركت‌ها نرمافزار را به درستی نصب كنند، مزایای متعددی دارد.
ERP سیستمهای كامپيوتری مستقل را در واحدهای مالی، منابع انسانی و انبارداده‌ها در هم می‌شكند و آنها را با برنامه نرم‌افزاری يكپارچه كه به ماجول‌های نرم‌افزاری تقسیم می‌شود، جايگزين می‌سازد. بدین ترتیب واحدهای مالی، ساخت و انبارداده‌ها هنوز هم نرمافزار خودشان را دارند، با این تفاوت كه حالا نرم‌افزارها به یكديگر لینك شده‌اند،به گونه‌ای كه واحد مالی می‌تواند با مراجعه به انبارداده‌ها از تحویل سفارش مطلع شود. اكثر نرم‌افزارهای ERP انعطاف پذیرهستند، به گونه‌ای كه شما می‌توانید بعضی از ماجول‌ها را نصب كنید بدون اینكه نیاز باشد تا كل بسته را بخرید. برای مثال، بسیاری از شركت‌ها فقط ماجول مالی یا منابع انسانی ERP را نصب می‌كنند.
- اطلاعات يكپارچه مالی
- از آنجاییكه كه مدیرعامل شركت سعی دارد از كارآیی مطلع شود، شاید با گفته‌های متفاوتی مواجه شود. واحد مالی مجموعه اعداد مربوط به خود را دارد و سایر واحدها نیز به همین ترتیب. ERP نسخه واحدی از واقعیت است و سئوال برانگيز نخواهد بود. زیرا هر فردی از یك سیستم مشابه استفاده می‌كند.
- یکپارچگی اطلاعات سفارش مشتری
- سیستمهایERP می‌توانند در جایی استقرار یابند كه سفارش مشتری دریافت، سفارش وی تحویل و صورتحساب صادر شود.اگراین اطلاعات دریك سیستم نرم افزاری نگهداری شود، شركت می تواند به سادگی سفارشات، ساخت، موجودی و عرضه را همزمان ردیابی كند.
- استانداردسازی و سرعت‌دهی به فرایندهای ساخت
- شركت‌های سازنده به ويژه آنهایی كه از ادغام چند شركت به وجودآمده‌اند، چندین واحد كسب و كار دارند كه ممكن است از روش‌ها و سیستمهای كامپيوتری متفاوتی استفاده كنند. سیستمهای ERP با بهره گيری از روش‌های استاندارد، برای اتومات سازی بعضی از گام‌های فرایند ساخت به كار می‌روند.استانداردسازی این فرایندها و استفاده از یك سیستم كامپيوتری يكپارچه می‌تواند سبب صرفه جویی در زمان شود و بهره‌وری را افزایش دهد.
- کاهش موجودی و هزینه
- ERP به جریان روان‌تر فرایند ساخت كمك می‌كند و رویت پذیری فرایند سفارش را در شركت بهبود می‌بخشد.
- استانداردسازی اطلاعات منابع انسانی
- منابع انسانی، به ويژه درشركت‌هایی كه چندین واحد كسب و كار دارند، ممكن است یك روش ساده و يكپارچه برای ردیابی زمان كارمندان و برقراری ارتباط با ایشان در زمینه خدمات نداشته باشد. ERP می‌تواند در این مورد كمك كند.
- كاهش هزینه‌های موجودی
- كاهش هزینه‌های سفارش
- كاهش هزینه‌های تولید
- كاهش هزینه‌های نگهداری سوابق
- كاهش هزینه‌های حمل و نقل
- كاهش سرمایه گذاری در تجهیزات
- فرایندهای تولید انعطاف پذیرتر
- بهبود كارآیی كه به سوددهی بيشتر یا افزایش سهم بازار منجر می‌شود
- افزایش شفافیت فرایند برای مشتری
- افزایش رضایت مشتری
به همراه پيچيدگي‌ها و ابهاماتي که در خصوص ERP در مقدمه آمد، مديران اجرايي صنايع گاها با آماري از عدم حصول موفقيت در استقرار پروژه‌هاي ERP مواجه مي‌گردند. ضمن اينکه در بخش‌هاي آتي نکاتي که ناديده انگاشتن آنها مي‌تواند، منجر به شکست و يا عدم نيل به موفقيت در استقرار ERP مي‌گردد، بايد متذکر گرديد که سرمايه‌گذاری بر اين سيستم‌هاي در سال 1998 مبلغي معادل 17 ميليارد دلار بوده که هر ساله به اين اقبال 30 تا 50 درصد افزوده شده است، در بين 1000 شرکت برتر جهان بيش از 60 درصد آنها تا سال 2001 از سيستم‌هاي ERP استفاده نموده و يا در حال استقرار آن بوده‌اند. در ايران نيز
نمونه‌هايي از استقرار کامل يا نسبي سيستم‌هاي ERP وجود دارد. هرچند ارزيابي اين موارد هم اگر کاملاً مطابق با استانداردهاي جهاني انجام پذيرد کاستي‌هايي را نمايش مي‌دهد، اما بايد به اين نکته توجه داشت که بهبود پديده‌اي مستمر و تدريجي است و در تمامي اين نمونه‌ها، عليرغم کاستي‌ها، بهبودهاي ارزشمند و غير قابل انکاري به وقوع پيوسته است. از مزاياي مهم ERP مي‌توان موارد زير را برشمرد:
- يکپارچگي پايگاه داده، دريافت اطلاعات در بخش‌هاي مختلف را تسهيل نموده و از افزونگي نگهداري و گردش اطلاعات ممانعت مي‌نمايد.
- با توجه به آنچه که در فوق به تفصيل ارائه گشت و با عنايت به اهميت وجود بهروش‌ها (Best Practice) در ERP، با استقرار سيستم، امکان استفاده از تجارب و استانداردهاي جهاني حاصل مي‌گردد، البته ميزان رسوب اين بهروش‌ها در سازمان کاملاً به استفاده‌کنندگان آن مرتبط مي‌باشد، لذا آموزش و فرهنگ‌سازي دو شق لاجرم در استقرار سيستم‌هاي برنامه‌ريزي سازمان مي‌باشند.
- سيستم‌هاي ERP با توجه به اينکه فراروش‌ها را در نهاد خود منتقل مي‌نمايند بنابراين به عنوان پروژه‌هاي مهندسي مجدد مبتني بر فناوری، فرآيندها و ساختار سازمان ارزيابي مي‌گردند، بنابراين مکانيزاسيون وضعيت موجود سازمان به هيچ وجه از اهداف اينگونه سيستم‌ها نمي‌باشد.
- با توجه به يکپارچگي نرمافزار و پايگاه داده، استقرار اين سيستم‌ها با شفاف‌سازی سازمان و فرآيندهاي آن منجر به تسهيل در تصحيح و گسترش فرآيندها و ممانعت از سوء‌استفاده‌هاي مالي و ... مي‌گردد.
- افزايش سهولت در ارتقاء فناوری اعم از فناوری‌هاي اطلاعات نظير سامانه‌هاي RFID و يا اتوماسيون صنعتي، به اين علت که سامانه‌هاي ERP حاوي بستر اينگونه فناوري‌ها بوده و قابليت يکپارچگي مناسبي را درخود دارند.
- ERP باعث افزايش قابليت‌هاي نظير برونسپاري، همکاري‌هاي بين شرکتي، مديريت روابط با مشتريان و يا سرمايه‌گذاري مشترک در سازمان‌ها مي‌گردد.
- ارتقاء کيفيت فرآيند تصميم‌گيري با عنايت به استفاده از سامانه‌هاي پشتيبان تصميم (Decision Support System) DSS و هوش تجاری
- کاهش سطح موجودي و افزايش کنترل بر موجودي در انبارها اعم از انبارهاي مواد خام، قطعات، محصول و پاي کار، يکي از مهمترين سودمندي‌هاي ERP مي‌باشد، زيرا با قابليت برنامه‌ريزي امکان سفارش موارد فوق در زمان مورد نياز و کنترل موجودي در آنها ميسر مي‌گردد.
- افزايش کنترل هاي مالي و امکان مشاهده و تصحيح گلوگاه‌هاي سازمان، يکي ديگر از منافع استقرار ERP مي‌باشد.
- تمامي موارد فوق منتهي به کاهش هزينه‌اي نيروي کار و به تبع آن کاهش بهاي تمام شده محصول و يا خدمات مي‌گردد.
- افزايش سرعت در اخذ نظريات مشتريان، رديابي علل وقوع اشکالات منجر به پاسخ سريع‌تر به نيازهاي بازار و به تبع آن امکان رقابت بهتر در بين رقبا مي‌گردد.
- يکي ديگر از نقاط بسيار پررنگ در استقرار سيستم‌هاي ERP استفاده از قابليت‌هاي برنامه‌ريزي آنها است، به عنوان مثال قابليت برنامه‌ريزي مواد و توليد، برنامه‌ريزي اقدامات پيشگيرانه و تعميرات تجهيزات، برنامه‌ريزي آموزش حين خدمت نيروها، برنامه‌ريزي تامين و توزيع منابع، برنامه‌ريزي ارائه خدمات رفاهي و درماني و صدها قابليت مشابه ديگر.
نکته بسيار پر اهميت در استقرار سيستم‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان پيچيدگي اينگونه سيستم‌ها است، اما آنچه که گاهاً فراموش مي‌گردد اينست که سادگي دليل روي آوردن صنايع به ERP نيست بلکه استفاده از قابليت‌هاي منحصر به فردي چون محاسبه بهاي تمام شده محصول و يا خدمات، کاهش موجودي و کنترل موثر انبارها، کاهش بهاي محصول و خدمات، ارتقاء سرعت فرآيند، يکپارچگي بيشتر با تکنولوژي‌هاي روز دنيا مانند RFID، سيستم‌هاي اتوماسيون صنعتي و از همه مهمتر قابليت برنامه‌ريزي نظير برنامه‌ريزي توليد، مواد، فروش، خريد، آموزش، نگهداري و تعميرات و ... مي‌باشد که در ساير گونه‌هاي سيستم‌ها، ناممکن و يا ناقص رخ مي‌دهد.
با رعايت نکات زير به عنوان مقوله‌هايي راهبردي و الزامي مي‌توانيد استقرار ERP را در سازمان خود تضمين نماييد:
- حمايت و التزام مديريت ارشد سازمان
- تامين زيرساخت مناسب
- شناخت صحيح فرآيندهاي موجود سازمان
- انتخاب مشاوري که تجربه مشاوره را در اين حوزه را داشته باشد، بسيار بهتر است اين مشاور
در آتيه، نظارت بر استقرار را برعهده گيرد
- انتخاب راه‌حل متناسب و بهينه
- استفاده از تيم مناسب براي استقرار
- عدم اصرار بر روش‌هاي سنتي و خودداري از انجام تغييرات و بومي‌سازي به مقدار زياد
- توجه به فرهنگ‌سازي و آموزش در جهت كاهش مقاومت محيطي
- توجه به مهندسي مجدد فرآيندها و كسب‌وكار
- الزام و اصرار بر استراتژيك بودن تصميم به استقرار
ERP
- کاهش تغيير مديريت، ساختار يا اهداف و ماموريت سازمان در حين استقرار
- ايجاد سامانه‌هاي مديريت دانش و توجه به مخاطرات ناشي از ريزش نيروهاي كليدي
- توجه به هزينه‌هاي پنهاني نظير زيرساخت شبکه، آموزش، فرهنگ‌سازی، مشاوره و انتقال داده‌ها
و تخصيص بودجه کافي به اين هزينه‌ها علاوه بر هزينه‌هاي مشهودي مانند خريد ليسانس و
استقرار
- تخصيص زمان منطقي به تمامي فازها اعم از مستندسازی فرآيندها و شناخت، ارزيابي، انتخاب،
خريد، استقرار و بکارگيري صحيح
- برنامه‌ريزي صحيح مناسب براي تحقق استقرار
ERP و تدوين يک برنامه منسجم
IT Master Plan
- تعيين مقدار اعتبارسنجي، تصحيح، حجم و روش انتقال داده‌هايي که بايد از سامانه‌هاي
سنتي به ERP منتقل
گردد.
نکته بسيار با اهميت ديگري که در زمان پس از استقرار ماژول‌هاي يک ERP در سطح کشور مشاهده مي‌گردد و بهتر است هر دو گروه کارفرمايان و هم تامين کنندگان بدان توجه ويژه‌اي مبذول دارند، مسئله بكارگيري واقعي و کامل ماژول‌هاي مستقر شده ERP مي‌باشد، لذا قوياً پيشنهاد مي‌گردد که علاوه بر توجه کافي بر آموزش و فرهنگ‌سازي، کارفرماها بهتر است در همان ابتدا با تامين‌کننده قراردادي منعقد نمايد تا اپراتورهايي آموزش ديده و مسلط از شرکت تامين‌کننده، حداقل براي يک بازه زماني شش ماهه در کنار پرسنل کارفرما، به همکاری در استفاده از ERP بپردازند.